Assistentin/ Assistenten (m/w/d)

Die Berlin-Brandenburgische Akademie der Wissenschaften (BBAW) ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Sitz in Berlin. Die BBAW ist eine Gelehrtengesellschaft mit einer über 300-jährigen Geschichte, die Aufgaben der Gesellschafts- und Politikberatung wahrnimmt und den Dialog zwischen Wissenschaft und Gesellschaft fördert. Zugleich ist sie eine Forschungseinrichtung, die auf dem Gebiet langfristiger geistes- und kulturwissenschaftlicher Grundlagenforschung arbeitet. Die Akademie beschäftigt etwa 350 Mitarbeiter/innen; ihr Jahresbudget beträgt rd. 25 Mio. Euro.

Die Akademie sucht zum 1. Oktober 2020

eine Assistentin/ einen Assistenten (m/w/d) für das Sekretariat des Präsidenten

in Vollbeschäftigung (derzeit 39,4 Std./Woche)

Aufgaben:

Sie führen selbständig das Sekretariat des Präsidenten mit den Schwerpunkten:

  • Führung des gesamten Terminkalenders, Terminabstimmung und -koordination aller Termine des Präsidenten
  • Koordination der Terminvorbereitung, Zusammenstellung der Tagesmappen, Terminkontrolle und Überwachung von Wiedervorlagen
  • selbständige Führung des Postein- und -ausgangs sowie der Korrespondenz
  • allgemeine Schreibarbeiten nach Vorlage, Stichpunkten, vorgegebenen Standards bzw. nach Diktat sowie selbständiges Verfassen von Schriftstücken in deutscher, englischer, französischer und italienischer Sprache einschließlich redaktioneller Überarbeitung
  • selbständige organisatorische Vorbereitung und Koordinierung von Beratungen/Besprechungen und Zusammenstellung von dazugehörenden Sitzungsunterlagen
  • selbständige Planung, Organisation und Abrechnung der Dienstreisen des Präsidenten (In- und Ausland) und ggf. Erstellung von Honorarrechnungen
  • Unterstützung bei der Erstellung von Anträgen für die Förderung von Forschungsprojekten und Tagungen
  • Verwaltung von Drittmitteln
  • mündliche und schriftliche Kommunikation nach innen und außen; Betreuung hochrangiger Gäste aus dem In- und Ausland
  • selbständige Aufbereitung und Weiterleitung von Informationen; Recherchen
  • Organisation und Führung der Aktenablage
  • Übersetzungsaufgaben
  • Redaktion von wissenschaftlichen und wissenschaftspolitischen Manuskripten des Präsidenten

Voraussetzungen:

  • eine erfolgreich abgeschlossene, einschlägige Hochschulausbildung bzw. vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten sowie einschlägige Erfahrungen im herausgehobenen Sekretariatsbereich beispielsweise als Fremdsprachensekretärin – gerne in einer anerkannten Wissenschaftseinrichtung
  • souveräner Umgang mit moderner PC- und Bürosoftware, vor allem MS-Office
  • sichere Beherrschung der deutschen Sprache; Stilsicherheit in Wort und Schrift
  • ausgezeichnete Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift sowie sehr gute Kenntnisse der französischen und italienischen Sprache
  • einschlägige Kenntnisse des geltenden Reisekostengesetzes sowie der Drittmittelverwaltung
  • sehr gute schreibtechnische Fähigkeiten (mind. 270 Anschläge pro Minute)
  • ausgeprägtes Organisationsgeschick und strukturierte Arbeitsweise; hohe zeitliche Flexibilität
  • ausgezeichnete Umgangsformen, sicheres Auftreten und Kommunikationsstärke
  • absolute Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit; Eigeninitiative und Teamfähigkeit
  • wünschenswert sind Kenntnisse des Aufbaus und der Struktur der BBAW und der Wissenschaftslandschaft Berlin-Brandenburg sowie der bundesdeutschen Wissenschaftslandschaft
  • wünschenswert sind Kenntnisse des Haushaltsrechts des Öffentlichen Dienstes

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe E 9b TV-L Berlin. Der Dienstort ist Berlin.

Die Berlin-Brandenburgische Akademie der Wissenschaften ist bestrebt, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes und des Frauenförderplanes zu erhöhen; daher sind Bewerbungen von Frauen ausdrücklich erwünscht.

Bewerbungen von Personen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht. Bewerbungen von Schwerbehinderten werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.

Ihre aussagekräftigen schriftlichen Bewerbungsunterlagen richten Sie bitte möglichst elektronisch in einer PDF-Datei (max. 5 MB) bis zum 10.08.2020 an:

Berlin-Brandenburgische Akademie der Wissenschaften
Referat Personal und Recht
Frau Ines Hanke
Jägerstraße 22/23 | 10117 Berlin
personalstelle@bbaw.de

Eine Rücksendung der Bewerbungsunterlagen kann nur erfolgen, wenn ein frankierter Rückumschlag beigefügt wird.

© 2020 Berlin-Brandenburgische Akademie der Wissenschaften