Ausgangspunkt für den Implementierungsprozess von Telota ist das Strategiepapier, das im März 2001 dem Akademiepräsidenten von der Steuerungsgruppe übergeben worden ist.
Erarbeitet werden sollte eine „Elektronische Arbeits- und Publikationsstrategie“ für die Akademie, für die zwei Schwerpunkte gesetzt wurden:

die Nutzung der Informationstechnik, der neuen Medien und des Internet für die Forschungsarbeit in den wissenschaftlichen Vorhaben: Telota-WEB;
der Aufbau einer digitalen Bibliothek der Akademie: Telota-LIB.

Der vom Vorstand mit Beschluss vom 15. März 2001 eingesetzten Steuerungsgruppe gehören an: S. Ginnow, M. Grötschel (Leitung), J. Herres, B. Holtz, W.-H. Krauth, C. Markschies, G. Neumann, K. Prätor, H. Schilar, S. Seidlmayer, J. Thomassen, S. Wawra, C. Windbichler.
Ferner wirkten in Projektgruppen mit: H. Baßler, B. Fromm, W. Knobloch, V. Manz, S. Rieger, L. Sattler, C. Wingertszahn.
Gestützt auf Zuarbeiten des von ihr gebildeten Projektteams „Informationstechnische Umsetzung“ und „Verlagsverträge“ unterbreitet die Steuerungsgruppe dem Vorstand Vorschläge für die Umsetzung der im Strategiepapier genannten Aufgaben. Sie betreffen v.a. die Durchführung von Einzelmaßnahmen, die Festlegung von Zuständigkeiten in Verwaltung und Gremien sowie die Fortführung von Telota.
Aus der Sicht der Steuerungsgruppe ist damit der vom Vorstand erteilte Auftrag erfüllt. Die Steuerungsgruppe bittet den Vorstand um Diskussion und Beschlussfassung über die im Abschnitt 3 vorgeschlagenen Maßnahmen.

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1. Stand der informationstechnischen Umsetzung Telota-Web

Unter dem Titel Telota-WEB hat sich die Akademie zum Ziel gesetzt, die von der Informationstechnik, den neuen Medien und dem Internet gebotenen Möglichkeiten für die Forschungsarbeit in den wissenschaftlichen Vorhaben zu Nutze zu machen und die Forschungsergebnisse zu publizieren.
Im Folgenden wird ein Überblick über den Stand der Umsetzung gegeben.

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1.1 Die informationstechnische Infrastruktur der Akademie

Die informationstechnische Infrastruktur der Akademie ist gekennzeichnet durch einige Rahmenbedingungen, die für außeruniversitäre Forschungseinrichtungen nicht typisch sind. Vornehmlich zu nennen sind:

die Verteilung auf derzeit drei Standorte (Gendarmenmarkt, Unter den Linden, Potsdam);
die breite thematische und disziplinäre Spreizung der betriebenen Forschungsvorhaben;
die lange Geschichte der einzelnen Vorhaben.

Die beiden letztgenannten Bedingungen haben eine hohe Eigenständigkeit der informationstechnischen Ausstattung sowohl an Hard- wie an Software zur Folge. Aufgrund der Vernetzung mit den jeweiligen wissenschaftlichen Bezugsgruppen lässt sich diese Vielfalt nur schwer, in keinem Falle jedoch schnell homogenisieren. Darüber hinaus macht sie im Verbund mit der Verteilung der Forschungsvorhaben und Serviceeinrichtungen auf drei verschiedene Standorte die Einrichtung und Betreuung des Netzes sowie der Arbeitsplatzrechner besonders aufwändig. Der EDV-Bereich der BBAW ist mit 3,75 Stellen (für die Koordination, Internet-, Server-, Netz- und Nutzerbetreuung) ausgestattet. 0,75 Stellen sind befristet. Einschließlich der studentischen Hilfskräfte verfügt das EDV-Team derzeit über 4,25 Stellen.
Im Vergleich mit dem für die Akademie erarbeiteten Gutachten zur EDV-Konzeption (Gaßmann, Rechenzentrum der MPG) und den vom Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kultur des Landes Brandenburg festgelegten „Kennzahlen zur Bemessung von IT-Fachpersonal“ liegt die tatsächliche Stellenausstattung nur bei ca. 50%.
Trotz der schwierigen Bedingungen sind die Voraussetzungen einer sinnvollen informationstechnischen Unterstützung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Akademie geschaffen:

ein schnelles und alle erreichendes Akademienetz ist eingerichtet;
die einzelnen Arbeitsrechner der Forschungsvorhaben bzw. der Serviceeinheiten sind zur effizienten Zusammenarbeit und Nutzung von Ressourcen untereinander vernetzt;
alle Akademiemitarbeiter/innen haben Zugang zum Internet;
alle Akademiemitarbeiter/innen sind durch Email erreichbar.

Genaueres ist der Anlage 1 zu entnehmen.

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1.2 Webbasierte Kommunikationsplattform

1.2.1 Umfang, Information und Tiefe der Website der BBAW

Die Website der Akademie ist seit ihrem Relaunch im April/Mai 2002 konsequent zu einem wichtigen Arbeitsinstrument der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie für die Forschung ausgebaut worden.
Sie umfasst mehr als 70.000 Seiten - wobei allerdings der Großteil auf Sammlungen wie Turfan oder die Akademieschriften entfallen - und bietet neben

Serviceleistungen, die derzeit noch weiter ausgebaut werden (Terminkalender, Adresslisten, Sitzungsdokumente, Formulare) und
Hinweisen auf Mitglieder, Organisation und Geschichte der Akademie auch einen
„Forschung“ genannten Bereich, in dem alle Vorhaben und Arbeitsgruppen mit einem standardisierten Mindestinformationsangebot über ihre Arbeit vertreten sind. (URL's befinden sich in Anlage 2)
In der Regel geht das Angebot allerdings weit darüber hinaus. Insbesondere in folgende Richtungen:
Angebot an digitalisierten Forschungsdokumenten (z.B. Altägyptisches Wörterbuch, Bibliothek, Griechische Christliche Schriftsteller, Leibniz-Ausgabe ( Berlin/ Portsdam), Turfan)
Angebot an weiterführenden Links für die Forschung bzw. Information der breiten Öffentlichkeit (Marx-Engels-Gesamtausgabe ( MEGA))
Angebot von Vorhaben übergreifenden Portalen (Altertumswissenschaften der Akademie, Wörterbuchportal der BBAW und der Heidelberger Akademie der Wissenschaften)
Angebot an Forschungsmaterial, das über Datenbankabfragen für Forschung und Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt wird ( Prosopographie der mittelbyzantinischen Zeit, Digitale Wörterbuch der Deutschen Sprache (DWDS), Gentechnikbericht, Corpus Vitrearum Medii Aevi, Jean-Paul-Edition, MEGA).

Es kann festgestellt werden, dass ein erster, aber wichtiger Schritt in eine Zukunft gemacht ist, in der die Akademie ihre Forschungsergebnisse für die gesamte interessierte Öffentlichkeit unabhängig von Ort und Zeit zur Verfügung stellt.

Genaueres ist der beiliegenden Anlage 2 zu entnehmen.

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1.2.2 Unterstützung der Forschungskommunikation

Zur Unterstützung einer effizienten Forschungskommunikation sowohl im Haus als auch über verschiedene Standorte hinweg wurden die nachfolgend aufgeführten Instrumente geschaffen. Ihre Freischaltung erfolgt durch die EDV-Abteilung auf Anfrage, d.h. wenn ein entsprechender Bedarf der Forschungsvorhaben oder der Verwaltung geäußert wird.

1. Mailinglisten

Sie dienen dem einfachen, raschen und i.d.R. durch einen Redakteur betreuten Informationsaustausch der Mitglieder, Mitarbeiter und externen Interessenten. Es sind derzeit 22 Mailinglisten eingerichtet.

2. BBAW-Website: Passwortgeschützte Arbeitsbereiche

Um die Zusammenarbeit von Forschern zu unterstützen, die an unterschiedlichen Standorten arbeiten, wurde die Möglichkeit geschaffen, innerhalb der Website der Akademie passwortgeschützte Arbeitsbereiche zu nutzen. Dort können Protokolle, Arbeitspapiere, Emails eingestellt und langfristig zugänglich archiviert werden. Diese Möglichkeit wird z.Zeit von 10 Vorhaben genutzt.

3. Groupware

Zur Verbesserung der Möglichkeiten der Zusammenarbeit an Projekten der Akademie, insbesondere zur Stärkung der Interaktivität z.B. beim Abfassen von Texten, wie sie v.a. von den lokal verteilten interdisziplinären Arbeitsgruppen benötigt werden, werden z.Zt. von der EDV-Abteilung in Zusammenarbeit mit einzelnen interessierten Mitarbeitern verschiedene Programme getestet. Eine Empfehlung soll nach Testabschluss erarbeitet werden.

4. Inhouse-Software-Kompetenz

Aufgrund der bereits erwähnten Vielfalt an Hardware und Software und der langen Erfahrungen mit ihrer Nutzung bestehen innerhalb der Akademie für Standard- und Spezialprodukte in unterschiedlichen Organisationseinheiten besondere Kompetenzen, die für alle Akademieangehörigen nutzbar gemacht werden können.
Zu diesem Zweck sind im Rahmen der Akademiewebsite eingerichtet worden:

Eine Seite, die für die wichtigen Programme, mit denen in der Akademie gearbeitet wird, Ansprechpartner verzeichnet.
Genaueres ist der Anlage 4 zu entnehmen
Eine Seite, die eine Handreichung für den Abschluss von Programmierverträgen darstellt.
Genaueres ist der Anlage 5 zu entnehmen.

Zur Verstetigung des Erfahrungsaustausches sowie zur Dokumentation von Wissen ist eine Mailingliste Telota news mit Archiv eingerichtet worden. In ihr können hard- und softwarebezogene Fragen gestellt, diskutiert und beantwortet werden.
Neben diesen elektronisch gestützten Formen der Information und Kommunikation sollen die bereits etablierten Kommunikationsplattformen: Erfahrungsaustausch, Telota-Vorträge und Telota-Workshop weitergeführt werden.

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1.3 Pilotprojekte

Zur Beförderung des Telota-Prozesses sind zwei Kernbereiche der derzeitigen Akademieforschung identifiziert worden, die sich für die Durchführung von Pilotprojekten eignen. Es handelt sich um die Bereiche Wörterbücher und Editionen. In ihnen kann nicht nur auf vorhandene Ressourcen zurückgegriffen werden, sondern es lassen sich die Vorteile einer informationstechnisch unterstützen Arbeitsweise auch besonders eindrucksvoll zeigen.

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1.3.1 Beispiel: Wörterbuchportal

Gemeinsam mit der Heidelberger Akademie der Wissenschaften hat die BBAW begonnen, ein Portal aufzubauen, in dem die akademischen Wörterbücher in Deutschland in einer einheitlichen Form zugänglich und beschrieben sind. Das Projekt sieht über die Sofortmaßnahme einer angereicherten Linkliste vor allem die Implementierung einer Nutzerabfrage über die verteilten Wörterbücher vor. Das erste Modul des Projektes wurde im Mai 2003 ins Web gestellt.
Genaueres ist der beiliegenden Anlage 6 zu entnehmen.

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1.3.2 Beispiel: Elektronische Editionen

Im Rahmen des telota-Prozesses wurde eine Erhebung in den Editionsvorhaben zu Probleme und Wünschen durchgeführt, die das elektronische Edieren betreffen. Auf dieser Grundlage wurden zwei exemplarische Problemlösungen erarbeitet: zum einen für Briefe der MEGA; zum anderen für die Briefe Jean Pauls.
Zugleich wurden zwei rasch wirkende Maßnahmen eingeleitet, die mittelfristig durch Stellenabsicherung stabilisiert werden müssten:

1. die Einrichtung einer geeigneten Adresse innerhalb der Website der Akademie eine Sammel-stelle für die Beantwortung von Fragen, die im Zusammenhang mit der Datenstrukturierung entstehen (Neumann, DWDS).

2. die Ausarbeitung eines Förderantrages an die DFG, der Mitte April eingereicht wurde.

Genaueres ist den Anlagen 7a und 7b (einschließlich DFG-Antrag) zu entnehmen.

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2 Stand der informationstechnischen Umsetzung Telota-LIB

Ziel von Telota-LIB war es, die Voraussetzungen für den Aufbau einer digitalen Bibliothek der Akademie zu schaffen, in der die Publikationen zugänglich gemacht und langfristig gesichert werden.
Der Aufbau betrifft einerseits die rechtlichen Regelungen in bestehenden und zukünftigen Publikationsverträgen mit Verlagen, andererseits die informationstechnischen Instrumente zur Präsentation, Nutzung und Archivierung elektronischer Texte.

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2.1 Urheberrecht und vertragliche Grundlagen

"Elektronisches Publizieren" entwickelt sich zur bestimmenden Form der Veröffentlichung. Die bisherige Vertrags- und Publikationspraxis der Akademie muss an die neuen Anforderungen angepasst werden. Hierfür sind von der Steuerungsgruppe Leitlinien empfohlen und vom Vorstand in seiner Sitzung im Juni 2001 verabschiedet worden. Prämisse für die weitere Gestaltung der Verlagsbeziehungen ist der Anspruch, dass die Verwertungsrechte für elektronische Publikationen grundsätzlich bei der Akademie bleiben müssen.
Die Leitlinien sind der Anlage 8 zu entnemen.

Zur nachhaltige Umsetzung der Leitlinien wurden die juristischen Kernaussagen als Arbeitsmittel in einer Handreichung “Verlagsverhandlungen, Verlagsverträge und elektronische Publikationen” zusammengefaßt. Die Telota-Steuerungsgruppe empfiehlt, diese Handreichung zur verbindlichen Grundlage für Vertragsverhandlungen zu machen.
Die Handreichung ist als Anlage 9 beigefügt.

Damit die in den Leitlinien und der Handreichung erarbeiteten Positionen konsequent umgesetzt werden können, schlägt die Steuerungsgruppe die Einsetzung eines Publikations-Ausschusses vor, der sowohl Beratungs- als auch Kontrollaufgaben wahrnehmen soll (siehe unten 3.2)

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2.2 Die Digitale Bibliothek der Akademie

Die Digitale Bibliothek der Akademie verfolgt das Ziel, die Forschungsergebnisse von Mitgliedern, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in elektronischer Form zugänglich zu machen, sie nutzergerecht aufzubereiten und langfristig vorzuhalten. Die Akademiebibliothek wird mit dieser Aufgabe betraut und kooperiert mit den anderen Struktureinrichtungen der Akademie. Für den Betrieb des Dokumenten- und Publikationsservers wird eine Kooperation mit der Humboldt-Universität zu Berlin gesucht, die im Bereich „Elektronisches Publizieren“ im nationalen Sektor standardbildend fungiert.

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2.2.1 Konzept, Aufbau, Verfahren

Die digitalen Publikationen der BBAW werden auf einem zentralen Publikationsserver vorgehalten. Diese Vorgehensweise gewährleistet, dass Administrationsprozesse (“feste” Adressverwaltung, Versionskontrolle, Aktualisierung, Langzeitarchivierung, Aufsetzen einer Suchmaschine) realisiert werden können, welche dem dezentralen Zugriff überlegen sind. Weiterhin kann ein Workflow definiert werden, der mit der Strukturierung der Dokumente beginnt und bei der Mehrfachauswertung der Dokumente durch eine Suchmaschine endet. Diese Funktionen werden von der Akademiebibliothek in Zusammenarbeit mit den bestehenden akademieinternen Infrastruktureinheiten und Projektgruppen (EDV-Gruppe, DWDS, Verwaltung, einzelne Vorhaben) realisiert. Um diese Aufgaben auf einem hohen technologischen Niveau auszuführen, wird eine Kooperation mit der Humboldt-Universität angestrebt.
Diese Kooperation wird sich auf die Gebiete

Festlegungen zu den Kriterien der Langzeitsicherung elektronischer Dokumente
Gewährleistung der Authentizität und Integrität der gespeicherten Dokumente
Festlegungen zu Dateiformaten und deren Konvertierungstools.

erstrecken.
Diese Kooperation muss so dynamisch gestaltet werden, dass die Ablage elektronischer Dokumente auf einem Publikationsserver der Humboldt-Universität den Workflow über diese Dokumente unterstützt.
Genaueres ist der Anlage 10 zu entnehmen.

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2.2.2 Ausbau der Funktionalität

Die digitale Bibliothek der Akademie will Nutzungen ermöglichen, die weit über das hinausgehen, was Printmedien vermögen. Im Vordergrund steht dabei, die Literatur allen Interessenten unmittelbar und als Volltext am Arbeitsplatz zugänglich zu machen. Zudem soll die Volltextrecherche, die einen besonderen Vorteil elektronischer Aufbereitung von Texten darstellt, möglichst rasch zur Verfügung gestellt werden.
Aufgebaut werden kann hierbei auf den digitalen Ressourcen und Kompetenzen, die vor allem in der Bibliothek sowie im DWDS bei der Digitalisierung und Erschließung von Publikationen erworben worden sind.
Ein Förderantrag bei der DFG zur Finanzierung von Volltextrecherchemöglichkeiten in den historischen Akademieschriften ist gestellt.
genaueres ist der Anlage 10 zu entnehmen.

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3 Erfordernisse

Zur Absicherung der erreichten Ergebnisse sowie ihrer konsequenten Weiterentwicklung wird dem Vorstand vorgeschlagen, an der Akademie zwei Ausschüsse einzurichten:

einen Publikationsausschuss
einen Ausschuss für die Steuerung des weiteren Telota-Prozesses.
Flankierend sollte die Akademieleitung möglichst rasch Pläne für die Deckung des erforderlichen Personal- und Finanzbedarfes entwickeln.

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3.1 Personal- und Finanzbedarf für eine nachhaltige elektronische Zukunft der Akademie

Die bisher entwickelten Aktivitäten und ihre Umsetzung wurden ohne den Einsatz von zusätzlichen Mitteln erreicht. Dies war nur möglich durch das hohe Engagement einer Vielzahl von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in allen Akademiebereichen.
Ausschließlich auf diesem Wege werden sich allerdings die mit Telota verbundenen Ziele nicht realisieren lassen. Dies gilt für die Hardwareausstattung sowie insbesondere die Kompetenzen, die dauerhaft vorgehalten, weiterentwickelt und ausgebaut werden müssen. In dieser Hinsicht sind vor allem folgende Aufgabenbereiche zu unterscheiden:

die Pflege und Wartung des ZOPE-Servers, auf dessen Grundlage das Wörterbuchportal und die Dynamisierung der BBAW-Website basieren;
der Ausbau des Wörterbuchportals (Stufe 2, siehe Anlage 6);
der weitere Ausbau der dynamisierten Anteile der BBAW-Website;
Fortführung und weitere Nutzung der im Rahmen der Projektanträge für Telota-LIB (Volltextrecherche siehe Anlage 8), für die elektronischen Editionen (siehe Anlage 7a u. 7b) und die digitale Bibliothek erarbeiteten paradigmatischen Lösungen;
die Organisation einer Anlaufstelle für Datenstrukturierung und die informationstechnische Beratung neuer Vorhaben und Arbeitsgruppen, die nach Möglichkeit in einer Person vereinigt sein sollten.
Der hier skizzierte Betreuungsaufwand sollte durch den Aufbau einer durch Haushalts- und Drittmittel zu finanzierenden Fachbetreuung gewährleistet werden. Die Schaffung von zwei Stellen für die Fachbetreuung sowie einer Stelle für die Nutzerbetreuung ist sofort notwendig.

Für Telota-LIB ist innerhalb der Stellenausstattung der Akademiebibliothek bereits eine Stelle bereitgestellt worden; die Umsetzung der Ziele in diesem Bereich ist möglich.
Die hier vorgeschlagene Stellenausstattung liegt unterhalb der Werte des unter 1.1 genannten Gutachtens.

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3.2 Einsetzung eines Publikations-Ausschusses

Für die konsequente Umsetzung der im Rahmen der Telota-Initiative entwickelten elektronischen Arbeits- und Publikationsstrategie ist die Bildung eines Gremiums mit wissenschaftlichem und administrativem Sachverstand unabdingbar. Insbesondere soll dieses Gremium innerhalb der Akademie ein effizientes Vertragsmanagement garantieren. Somit fungiert der „Publikations-Ausschuss“ bei den vertragsrechtlichen Belangen für die Forschungs- und Arbeitseinheiten der Akademie als ein obligatorischer Ansprechpartner.
Zur weiteren Gestaltung der Vertragsbeziehungen vereinigt der Ausschuss sowohl Beratungs- als auch Kontrollfunktionen, um die Interessen und Rechte der Akademie sowohl beim elektronischen Publizieren als auch bei den Printformen sachkundig und nachhaltig formulieren und durchzusetzen zu können. Verlagsverträge können grundsätzlich nur nach einem zustimmenden Votum des Ausschusses abgeschlossen werden. Im Konfliktfall treten Mitglieder des Ausschuss gegenüber dem Verlag als Verhandlungspartner auf.
Der Publikations-Ausschuß soll vom Vorstand eingesetzt werden. Ihm sollten Akademiemitglieder sowie Mitarbeiter aus den Bereichen Forschung und Administration angehören. Der Ausschuß legt dem Vorstand jährlich einen Bericht vor.
Die Handreichung „Verlagsverhandlungen, Verlagsverträge und elektronische Publikationen“, deren Fortschreibung zum Aufgabenbereich des Ausschusses gehört, ist dabei nicht nur für den Ausschuss selbst, sondern ebenso für die Vertreter aus der Akademieverwaltung und der Wissenschaft als verbindliche Arbeitsgrundlage zu betrachten. Sie ist allen Forschungs- und Arbeitseinheiten nach Konstituierung des Ausschusses und unter Benennung der Ansprechpartner zur Verfügung zu stellen.
Abgesehen von dem Verantwortungsbereich „Vertragsbeziehungen“ kann der Ausschuss ebenso bei der Vervollkommnung der Regeln für den elektronischen Publikationsraum Akademie beratend einbezogen werden. Gemeinsam mit dem zu bildenden Steuerungsausschuß soll die Einhaltung der Standards gewährleistet werden, um nicht nur die Präsentation im Netz, sondern auch die Suchbarkeit und Archivierung angemessen zu unterstützen.

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3.3 Einsetzung eines Ausschusses zur Steuerung der Telota-Phase 2 (2 Jahre)

Wenngleich die vom Akademievorstand beschlossene Telota-Initiative ihr Ziel, Impulse zu geben, Grundlinien für die Entwicklung festzulegen und erste Maßnahmen auf dem Weg zum guten ‚elektronischen Leben’ umzusetzen, erreicht hat und zu einem gewissen Abschluss gekommen ist, kann die mit dem Projekt Telota verbundene Aufgabe nichtals beendet betrachtet werden. Die Informations- und Kommunikationstechnik entwickelt sich weltweit kontinuierlich weiter. Dies bedeutet, dass das „elektronische Leben der Akademie“ ebenso fortdauert und seine Lebensprozesse auch fortdauernder Unterstützung und Lenkung durch entsprechende Akademiegremien bedürfen. Telota ist mithin eine Daueraufgabe, die eines besonderen institutionellen Rahmens bedarf und in Arbeitsepisoden gegliedert werden sollte.
Zur Begleitung, Prüfung, dem Transfer und der Weiterentwicklung von Telota wird vorgeschlagen, einen Steuerungsausschuss für die zweite Phase des Telota-Prozesses einzurichten. Ihm sollten Mitglieder, Mitarbeiter der Forschungsvorhaben sowie der Verwaltung angehören.
Die Agenda des Steuerungsausschusses Telota für die kommende zweite Phase sollte mindestens folgende Punkte umfassen:

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3.3.1 Begleitung und Prüfung des Transfers der Ziele und Ergebnisse in die Entscheidungsgremien der Akademie

Maßgeblich für die Durchsetzung der mit Telota verbundenen Ziele ist ihr Transfer in die Entscheidungsgremien der Akademie. Die bisher erzielten Fortschritte können auf Dauer nur erhalten und ausgebaut werden, , wenn dafür ein adäquater organisatorischer Rahmen geschaffen wird. Insbesondere müssen in den Entscheidungsgremien der Akademie, wo über die Aufnahme, Anlage und Durchführung neuer Forschungsvorhaben entschieden wird, die Ziele von Telota wirksam vertreten werden. Dazu ist die Präsenz von Vertretern des Telota-Steuerungsausschusses in den Entscheidungsgremien der Akademie notwendig. Dies sollte bei der Benennung von Mitgliedern des Telota-Steuerungsausschusses beachtet werden.

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3.3.2 Begleitung und Prüfung des Transfers der Ziele und Ergebnisse in die Arbeitsprozesse und Kommunikationsstrukturen

Um den Transfer der Ergebnisse und Ziele in die Arbeitsprozesse und Kommunikationsstrukturen der Forschungsprojekte zu erleichtern und auf Dauer zu garantieren, ist ein organisierter Erfahrungsausstausch im Rahmen der von Telota gesetzten Schwerpunkte dringend erforderlich. Mit der Einrichtung von Mailinglisten und Mitarbeitertreffen ist ein Anfang gemacht. Es wird zu beobachten sein, inwieweit eine Kompetenzvermittlung auf diesen Wegen den Anforderungen genügt.
Wenngleich die Informations- und Kommunikationstechnik ein Bereich ist, in dem die selbständige Weiterbildung, das Learning by doing und die kollegiale Hilfestellung starke Wurzeln haben, sind vornehmlich für den nicht-wissenschaftlichen, technischen Bereich formelle Schulungen oft das Mittel der Wahl. Die Akademieleitung sollte dafür Sorge tragen, dass entsprechende Mittel bereitstehen. Die formelle Mitarbeiterschulung wird vornehmlich Angebote anderer Einrichtungen nutzen müssen, da die EDV-Abteilung der Akademie aufgrund der momentan geringen Personalausstattung hiermit überfordert sein würde.
Besondere Beachtung wird der Telota-Ausschuss in den zukünftigen Arbeitsphasen allerdings der Frage widmen müssen, ob die organisatorischen Rahmenbedingungen, welche die Kommunikations- und Entscheidungsstrukturen festlegen,für die Erreichung der Ziele geeignet sind.

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3.3.3 Weiterentwicklung der Instrumente von Telota-web und Telota-lib.

Paradigmatisch sollen hier aus den Erfahrungen der ersten Phase nur zwei Bereiche genannt werden.

Verbesserung und Standardisierung der Datenerhebung

Im Mittelpunkt der nächsten Phase von Telota sollten über den Auf- und Ausbau von Telota-WEB und –LIB hinaus vor allem Bemühungen zur Verbesserung und Standardisierung der in den wissenschaftlichen Projekten der BBAW erhobenen und zu erhebenden Daten stehen. Noch mehr als in den vergangenen Jahren werden in Zukunft wissenschaftliche Projekte mittels der EDV neue Darbietungs-, Zugriffs- und Sicherungsmöglichkeiten bereitstellen müssen. Voraussetzung dafür ist eine von Anfang an betriebene, kompetente und vor allem internationale Standards berücksichtigende Strukturierung aller Projektdaten. Derzeit erscheint eine Orientierung an XML als Auszeichnungssyntax geboten. Erst auf der Grundlage einer solchen Strukturierung kann eine Präsentationsumgebung geschaffen werden, die bessere Zugriffe immer wieder neu ermöglicht. Die Forschungseinheiten der Akademie haben bereits durch elektronische Datenerhebung und Strukturierung wichtige Grundlagen dafür geschaffen. Aber genauso wie die einzelnen Projekte diese Bemühungen verstärken und ausbauen müssen, so ist auch die Akademieleitung gefordert.
Für die kompetente Betreuung sowie die zeitintensive Pflege der Produkte muß eine angemessene Infrastruktur aufgebaut werden. Mit der derzeitigen Personal- und Finanzausstattung kann eine konsequente und nachhaltige Unterstützung des elektronischen Lebens der Akademie nicht gewährleistet werden. Es ist sogar zu fürchten, dass aufgrund der schnellen Fortschritte im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnik der jetzt erreichte Stand ohne zusätzliche Ressourcen nicht gehalten werden kann. Hier besteht aus Sicht der Steuerungsgruppe dringender Handlungsbedarf.

Kooperationen mit anderen wissenschaftlichen Netzwerken

Die gegenwärtige und mehr noch die zukünftige Organisation wissenschaftlichen Arbeitens wird auf kooperativ organisierten Netzwerken basieren. Die disziplinäre und interdisziplinäre Zusammenarbeit unterschiedlicher Anbieter von wissenschaftlichen Inhalten unter einem gemeinsamen Dach, sogenannten Portalen, wird durch das Medium Internet initiiert und verstärkt. Als Beispiele seien hier nur das bereits genannte Wörterbuchportal oder der Kooperationsverbund Clio-online in den Geschichtswissenschaften, an dem die BBAW mit dem Akademievorhaben Jahresberichte für deutsche Geschichte beteiligt ist, genannt.
Es wird eine wesentliche Aufgabe des Telota-Steuerungsausschusses sein, die Vorhaben und Arbeitsgruppen der Akademie auf dem Weg zu Kooperationen organisatorisch und technisch zu begleiten und die Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit mit anderen wissenschaftlichen Institutionen und Initiativen auf den Weg zu schaffen.

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3.4 Langzeitsicherung von Dokumenten / Archivierung

Im Hinblick auf die Archivierung und langfristige Sicherung von Dokumenten sind auf Initiative des Sprechers der Telota-Initiative zwischen den Leitungen von Akademie und Humboldt Universität Gespräche über eine Zusammenarbeit mit folgendem Ergebnis geführt worden:

Die Akademie soll bis zum Herbst 2003 ein Konzept erarbeiten, in dem neben den Archivierungswünschen vor allem festgelegt wird, welche der Dokumentenserver in ein System zur Spiegelung in anderen Einrichtungen einbezogen werden sollen.

Eine enge Zusammenarbeit mit der HUB im Bereich der Langzeitsicherung von Dokumenten und der Erhöhung der Verfügbarkeit von Online-Angeboten durch Spiegelung auf anderen Servern ist aufgrund der engen Grenzen, die der technischen wie personellen Ausstattung in desem Bereich gesetzt sind von großer Bedeutung für die Akademie. Beide Präsidenten sehen daher eine Zusammenarbeit der Institutionen im Bereich der Archivierung und der erhöhten Verfügbarkeit als wichtig an.

Die Kooperation zwischen HU und BBAW verspricht Synergieeffekte in mehrerer Hinsicht: Die Humboldt-Universität gewinnt einen Partner, der eine kontinuierliche Produktion von elektronischen Dokumenten als Ausdruck vielfältiger Forschungstätigkeit gewährleistet und somit das Interesse der wissenschaftlichen und allgemeinen Öffentlichkeit an aktuellen elektronischen Dokumenten bedient. Die BBAW ihrerseits wird in die Lage versetzt, auf neuen Standards und Technologien aufzusetzen. Von beiderseitigem Interesse erscheint die Möglichkeit, mit den jeweils vorhandenem Kompetenzen bei den zukünftigen Entwicklungen des Elektronischen Publizierens auch über gemeinsame Drittmittelprojekte zu kooperieren.

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Anlage Nr. 1 zum Papier des Projektteams telota-iu vom 28.04.2004

Netz und Server

Beschleunigung des Zugriffs auf Intranet und Internet

Schon in den Anfangszeiten von TELOTA wurde eine neue Internetanbindung auf Basis des Gigabitnetzes realisiert, die einer mindestens 16 fachen Beschleunigung entspricht. Die Arbeitsstellen Unter den Linden, die vorher nicht von den Neuerungen profitierten, sindmittlerweile über das BRAIN (HU) mit uns wieder über ein schnelles VPN verbunden, so dass dort keinerlei Standortnachteile existieren.Innerhalb des Hauses wurden in weiteren Bereichen eine Neuverkabelung durchgeführt, die eine zehnfache Bandbreite, vor allem aber eine wesentlich höhere Störungssicherheit mit sich bringt. Es existieren jedoch noch alte Verkabelungsstränge, die störanfällig sind.

Verbesserung der Akademiewebsite (Domain-Namen / Gestaltungsfreiheiten)

Mittlerweile wurde die Möglichkeit geschaffen, sowohl Unterdomains wie auch genuin eigene Domains auf dem BBAW-Server zu nutzen, einschließlich der Möglichkeit, E-mail und Benutzeraccounts erforderlichenfalls über Domaingrenzen hinweg zu handhaben. Das war nur auf der Basis neuer Techniken der Benutzer- und Ressourcenhandhabung möglich. Insbesondere im Bereich von Ethikrat und Plenarsaal gab es echte Herausforderungen.

Entwicklung und Umsetzung eines Konzeptes zum Außenzugriff

Schon seit längerer Zeit existiert das Konzept der Einrichtung einer - seltsamerweise so genannten - demilitarisierten Zone (DMZ). Ihre Realisierung verzögerte sich nicht nur aus den notorischen Gründen der knappen Arbeitsressourcen, sondern vor allem, weil die Geräte immer wieder zur Überbrückung von Hardwareausfallen benutzt werden mussten.

Mittlerweile ist diese Struktur realisiert worden. Die ersten Rechner, die in diesen Zwischenbereich eingebracht wurden, waren der Webserver und ein zugehöriger Storage-Server für speicherintensive Daten. Zu diesen gesellten sich mittlerweile weitere (Zope + Groupman [=mailman] später www3).

Schaffung kennwortgeschützter Kommunikatonsbereiche

Die entsprechenden technischen Voraussetzungen wurden geschaffen und werden auch bereits genutzt.

Intranetangebot

Es gibt entsprechende Angebote seitens der Bibliothek. Bestehende technische Möglichkeiten für kommerzielle Angebote haben teilweise lizenzrechtliche Probleme. Von EDV-Seite sind Angebote für einen späteren Zeitpunkt geplant.

Hardware- und Software

Hierzu gibt es ein Konzeptpapier. Die Bedarfsermittlung kann als gelöst gelten, die Finanzierung nicht.

BBAW-Server

Einhergehend mit der dramatisch verstärkten Computer- und Netzntzung sind die Server ausgebaut worden (Stand : 28.04.2003)

(++ neue HW & neue Funktion | + neue HW | - alte HW | -- sehr alte HW | @ z. Z. Gerätetausch)

JAE 275

HIPPO1	+	Äußerer Firewall
HIPPO	--	Firewall, Mailserver, DNS
HIPPO2	--	Firewall, VPN nach UdL, ANM, Stabi
SAAL	+	Firewall Konferenzbereich, DHCP Konferenzbereich
FELIX	--	DMZ-Spezial-Mailserver, -Webserver, Testrechner
WWW	-	Webserver, AVANTI, Statistik, Suche
WWW3	++@	neuer Webserver (Apache2, WEBDAV), SSL-Zertifikate
MAILHUB	+	Mailserver, Virensuche
SERVICE	-	DHCP, DNS, LDAP, Intranet
CAST	+@	SAMBA, NETATALK, CUPS
SPEICHER2	-	Storage Server (erweitert CAST)
AUSFALL	-	Wie CAST+SPEICHER2, Zeitserver

JAE 275 – Finanzen

Navision	++
KHK-Novell	--
KHK-Nachtverarbeitung	--

JAE 375

DBS	++	Filemakerdatenbanken im Web
SPEICHER	+	Speichererweiterung für WWW
GROUPMAN	++	Groupware und Mailinglisten
ZOPEMAN	++	ZOPE

JAE 375 - Andere

AAEW2
Diverse Rechner DWDS
DWB
Studienstiftung
Geplant: Bibliothek
Geplant: AAEW

JAE 247

CASTELLO - Testrechner, Verschiedenes

UdL

UDL + Firewall, VPN, SAMBA

ANM

PVH + Firewall, VPN, SAMBA, NETATALK

Zu den beiden Rechnern, die sich gerade in Bearbeitung befinden:

CAST:
Schnellerer Zugriff durch Gigabit-Anbindung.
Cups als moderneres System für Netzwerkdrucker.
Neues Samba als Voraussetzung zur vollständigen Einbindung in LDAP-Benutzerdatenbank.
WWW(3):

Grundlegend neue Version des Webservers.
WebDAV (Windows-Webordner-Unterstützung, OSX-Zugang usw.) zum einfacheren Zugriff auf die selbstverwalteten Webseiten.
Für entsprechende https-Verschlüsselung notwendige Zertifikatverwaltung.
Die verwendete Software läßt sich aus der im Rahmen von TELOTA durchgeführten Umfrage ersehen -> pdf-Dokument