Hinweise und Anleitungen zum mobilen Arbeiten während der Corona-Pandemie (Stand 25.3.2020)


Dieses Dokument wird in den nächsten Tagen ständig erweitert und angepasst.
Bei Rückfragen oder Hinweisen senden Sie bitte eine Email an it(at)bbaw.de   und telota(at)bbaw.de  .

 

  1. Nutzung von privaten Geräten
  2. Datenaustausch und -zugriff
  3. Interne Kommunikation
  4. Kontakte und Ansprechpersonen
  5. Anleitungen und Installationshinweise
       - TUBCloud (https://nubes.bbaw.de )
       - DFNconf (https://www.conf.dfn.de )

 

Mitteilungen und Informationen

 

Nutzung von privaten Geräten

Wenn möglich, soll für das mobile Arbeiten ein Dienstgerät (z.B. ein Notebook) genutzt werden. Da kurzfristig eine Ausstattung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit mobilen Arbeitsgeräten nicht realisierbar ist, wird für die Zeit der Corona-Pandemie ausnahmsweise die Nutzung von Privatgeräten für dienstliche Belange gestattet.
Um Schaden von Ihren Daten und denen der Akademie abzuwenden, beachten Sie bitte die folgenden Hinweise und setzen sie entsprechend den Anweisungen um:

  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Geräte aktuellen Sicherheitsmindestanforderungen genügen. In erster Linie bedeutet das neben einem aktuellen Betriebssystem die Nutzung eines Antivirenscanner mit aktuellen Virendefinitionen und die Nutzung eines modernen Webbrowsers.

  • Bitte stellen Sie sicher, dass Sie alle nötigen Passwörter und Zugangsinformationen für die von Ihnen genutzten Dienste auch zu Hause zur Verfügung haben.

  • Es ist kurzfristig nicht möglich, alle speziell an die Bedarfe der einzelnen Projekte angepasste Software (z.B. ediarum) auch für das mobile Arbeiten, insbesondere auf Privatgeräten, einzurichten und  nutzen zu können. Bitte arbeiten Sie deshalb mit einem ihnen zur Verfügung stehenden Textverarbeitungsprogramm.

  • Eine Nutzung von VPN-Software, um in das interne Netz der BBAW zu gelangen, ist  auf privaten Geräten untersagt! Eine Verbindung privater Geräte mit dem internen Netz der BBAW ist ebenfalls untersagt!

Der Zugriff auf Dienste der BBAW, die tubCloud, die Dienste des DFN und sonstige Internet-basierte Tools darf nur erfolgen:

  • mit einem aktuellen Webbrowser (Mozilla Firefox - dieser Browser können über das Menü “Hilfe” → “Über” aktualisiert werden)

  • mit einem aktuellen Virenscanner (falls kein Virenscanner vorhanden ist, nutzen Sie unter Windows bitte die kostenlose Software Windows Defender: https://praxistipps.chip.de/windows-10-defender-aktivieren-so-gehts_91581 )

  • einem vollständig geupdateten Betriebssystem (unter Windows: “Systemsteuerung” → “Windows Update”)

Datenaustausch und -zugriff

Für den Austausch von Dateien oder der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten, steht Ihnen mit der tubCloud der Technischen Universität Berlin ein Cloud-Speicher zur Verfügung, der ähnlich funktioniert wie die Dienste Dropbox oder OneDrive. Der Speicherplatz auf dem Ihnen zugeordneten Laufwerk ist begrenzt auf 10 GB. Der Zugriff auf diesen Speicher findet mit Ihrem Webbrowser über die Adresse https://nubes.bbaw.de  statt.

Falls Sie für Ihre Arbeit Zugriff auf wichtige Dokumente benötigen, sichern Sie diese bitte vorsorglich mit einer Kopie im auch extern erreichbaren Speicher der tubCloud. Für den Fall, dass Sie mit großen Datenmengen (z.B. Digitalisaten) arbeiten, bitten wir Sie, diese nach Möglichkeit vorsorglich auf die Festplatte Ihres Dienstgeräts, auf einen USB-Stick oder eine externe Festplatte zu kopieren.

Auf Antrag (it@bbaw.de) können Gruppenverzeichnisse, ähnlich wie ein Gruppenlaufwerk (z.B. P:), für den Datenaustausch innerhalb einer Arbeitsgruppe eingerichtet werden. Das Datenvolumen der Gruppenverzeichnisse ist ebenfalls auf 10GB begrenzt. Bitte nennen Sie uns direkt die Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe, die auf das Gruppenverzeichnis Zugriff erhalten sollen. Da diese erst nach einer initialen Anmeldung an der Cloud zugeordnet werden können, sollte diese Anmeldung vorab geschehen sein. Nachmeldungen sind möglich, es kann bei der Bearbeitung jedoch zu Verzögerungen kommen.

Interne Kommunikation

Der wichtigste Kommunikationskanal für alle Mitarbeiter/innen bleibt das Email-System der BBAW. Sie haben, wie bisher auch, weiterhin Zugriff auf alle Ihre Emails über das Email-Webinterface der BBAW: https://postamt.bbaw.de 

Um die Kommunikation innerhalb der Vorhaben und Projekte aufrecht zu erhalten, werden alle Beschäftigten Zugang zum Videokonferenzdienst des DFN (https://www.conf.dfn.de ) erhalten. Überlastungsprobleme gerade in der Umstiegszeit sind möglich. Die Teilnahme an virtuellen Treffen ist auch mit Telefoneinwahl möglich.

Die tubCloud bietet ebenfalls eine Option zu Gruppenchat und -telefonie. Sie finden die entsprechenden Funktionen nach dem Einloggen links oben in der Menüleiste der Anwendung hinter dem "Q".

Kontakte und Ansprechpersonen

Anleitungen zur Einrichtung der o.g. Arbeitsmittel

TUBCloud (https://nubes.bbaw.de )

Nutzung über Webbrowser (bitte ggf. Geduld bis zum Seitenaufbau)

Die Bedienungsanleitung (Manual) zur TUBCloud liegt in jedem Dateienverzeichnis. Über die TUBCloud können Sie Daten mit Kolleg/innen und mit Externen teilen.

Neben den Speicherfunktionen erlaubt die TUBCloud die Einrichtung von Kalender sowie die Nutzung von Videokonferenzen und (Gruppen-)Chats.

DFNconf
  • Nutzung über Webbrowser, Telefon, app (Dienst kann aufgrund erhöhter Benutzung teilweise nicht verfügbar sein). Empfohlen wird die Nutzung ausserhalb der Kernnutzungszeitenzwischen 10:00 und 11:00 sowie 13:00-15:00. Legen Sie Ihre Meetings am besten ausserhalb dieser Zeiten.
  • Grundlegende Informationen: https://www.conf.dfn.de 
  • Anmeldung über die Auswahl der Institution (Berlin-Brandenburgische Akademie der Wissenschaften): https://my.conf.dfn.de/  
  • Nutzername/externes Kennwort (das selbe, wie für postamt.bbaw.de)
  • Nach erfolgreichem Einloggen kann ein neuer Meeting-Raum eingerichtet werden oder ein bestehender weiter genutzt werden. Es muss ein Name und ein PIN für den Raum vergeben werden.
  • Eine Anleitung, wie dieser Meeting-Raum betreten werden kann, wird automatisch generiert und kann an die Einzuladenden verschickt werden.

 

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