1. Hinweise und Anleitungen zum mobilen Arbeiten während der Corona-Pandemie (Stand 20.12.2022)

1. Nutzung von privaten Geräten
2. Datenaustausch und -zugriff
3. Interne Kommunikation
4. Kontakte und Ansprechpersonen
5. Anleitungen und Installationshinweise
      - TUBCloud (https://nubes.bbaw.de )
      - DFNconf (https://www.conf.dfn.de )
6. Sicherheitshinweise zum mobilen Arbeiten

Mitteilungen und Informationen

Nutzung von privaten Geräten

Wenn möglich, soll für das mobile Arbeiten ein Dienstgerät (z.B. ein Notebook) genutzt werden. Da kurzfristig eine Ausstattung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit mobilen Arbeitsgeräten nicht realisierbar ist, wird für die Zeit der Corona-Pandemie ausnahmsweise die Nutzung von Privatgeräten für dienstliche Belange gestattet.
Um Schaden von Ihren Daten und denen der Akademie abzuwenden, beachten Sie bitte die folgenden Hinweise und setzen sie entsprechend den Anweisungen um:

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Geräte aktuellen Sicherheitsmindestanforderungen genügen. In erster Linie bedeutet das neben einem aktuellen Betriebssystem die Nutzung eines Antivirenscanner mit aktuellen Virendefinitionen und die Nutzung eines modernen Webbrowsers.

• Bitte stellen Sie sicher, dass Sie alle nötigen Passwörter und Zugangsinformationen für die von Ihnen genutzten Dienste auch zu Hause zur Verfügung haben.

• Es ist kurzfristig nicht möglich, alle speziell an die Bedarfe der einzelnen Projekte angepasste Software (z.B. ediarum) auch für das mobile Arbeiten, insbesondere auf Privatgeräten, einzurichten und  nutzen zu können. Bitte arbeiten Sie deshalb mit einem ihnen zur Verfügung stehenden Textverarbeitungsprogramm.

• Eine Nutzung von VPN-Software, um in das interne Netz der BBAW zu gelangen, ist  auf privaten Geräten untersagt! Eine Verbindung privater Geräte mit dem internen Netz der BBAW ist ebenfalls untersagt!

Der Zugriff auf Dienste der BBAW, die tubCloud, die Dienste des DFN und sonstige Internet-basierte Tools darf nur erfolgen:

• mit einem aktuellen Webbrowser (Mozilla Firefox - dieser Browser können über das Menü “Hilfe” → “Über” aktualisiert werden)

• mit einem aktuellen Virenscanner (falls kein Virenscanner vorhanden ist, nutzen Sie unter Windows bitte die kostenlose Software Windows Defender: https://praxistipps.chip.de/windows-10-defender-aktivieren-so-gehts_91581 )

• einem vollständig geupdateten Betriebssystem (unter Windows: “Systemsteuerung” → “Windows Update”)

Datenaustausch und -zugriff

Für den Austausch von Dateien oder der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten, steht Ihnen mit der tubCloud der Technischen Universität Berlin ein Cloud-Speicher zur Verfügung, der ähnlich funktioniert wie die Dienste Dropbox oder OneDrive. Der Speicherplatz auf dem Ihnen zugeordneten Laufwerk ist begrenzt auf 10 GB. Der Zugriff auf diesen Speicher findet mit Ihrem Webbrowser über die Adresse https://nubes.bbaw.de  statt.

Falls Sie für Ihre Arbeit Zugriff auf wichtige Dokumente benötigen, sichern Sie diese bitte vorsorglich mit einer Kopie im auch extern erreichbaren Speicher der tubCloud. Für den Fall, dass Sie mit großen Datenmengen (z.B. Digitalisaten) arbeiten, bitten wir Sie, diese nach Möglichkeit vorsorglich auf die Festplatte Ihres Dienstgeräts, auf einen USB-Stick oder eine externe Festplatte zu kopieren.

Auf Antrag (it@bbaw.de) können Gruppenverzeichnisse, ähnlich wie ein Gruppenlaufwerk (z.B. P:), für den Datenaustausch innerhalb einer Arbeitsgruppe eingerichtet werden. Das Datenvolumen der Gruppenverzeichnisse ist ebenfalls auf 10GB begrenzt. Bitte nennen Sie uns direkt die Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe, die auf das Gruppenverzeichnis Zugriff erhalten sollen. Da diese erst nach einer initialen Anmeldung an der Cloud zugeordnet werden können, sollte diese Anmeldung vorab geschehen sein. Nachmeldungen sind möglich, es kann bei der Bearbeitung jedoch zu Verzögerungen kommen.

Interne Kommunikation

Der wichtigste Kommunikationskanal für alle Mitarbeiter/innen bleibt das Email-System der BBAW. Sie haben, wie bisher auch, weiterhin Zugriff auf alle Ihre Emails über das Email-Webinterface der BBAW: https://postamt.bbaw.de 

Um die Kommunikation innerhalb der Vorhaben und Projekte aufrecht zu erhalten, werden alle Beschäftigten Zugang zum Videokonferenzdienst des DFN (https://www.conf.dfn.de ) erhalten. Überlastungsprobleme gerade in der Umstiegszeit sind möglich. Die Teilnahme an virtuellen Treffen ist auch mit Telefoneinwahl möglich.

Eine weitere Option Videokonferenzen durchzuführen, ist die Nutzung von BigBlueButton der GWDG unter https://meet.gwdg.de . Wie dabei vorzugehen ist, ist in einer bebilderten Anleitung (PDF, 2MB)  beschrieben. Bitte benutzen Sie für die Anmeldung dieselben Zugangsdaten, wie für das Postamt und Nubes. Falls bei der ersten Anmeldung eine Fehlermeldung erscheint, müssen Sie sich vorher einmal bei https://gwdg.de  oder https://academiccloud.de  anmelden und es danach nochmal auf https://meet.gwdg.de  versuchen.

Darüber hinaus bietet die BBAW in Kooperation mit der AGYA eine selbstgehostete Jitsi-Instanz, die unter https://meet.agya.info/  erreicht werden kann. Sie kann von allen Nutzenden mit BBAW-Account für Videokonferenzen eingesetzt werden. Auch hier ist in einer bebilderten Anleitung (PDF, 831KB)  beschrieben, wie dabei vorzugehen ist.

Die tubCloud bietet ebenfalls eine Option zu Gruppenchat und -telefonie. Sie finden die entsprechenden Funktionen nach dem Einloggen links oben in der Menüleiste der Anwendung hinter dem "Q".

Kontakte und Ansprechpersonen

• Fragen zur Nutzerbetreuung und IT → it@bbaw.de  

• TELOTA → telota@bbaw.de  

• ediarum → ediarum-helpdesk@bbaw.de 

Anleitungen zur Einrichtung der o.g. Arbeitsmittel

TUBCloud (https://nubes.bbaw.de )

Nutzung über Webbrowser (bitte ggf. Geduld bis zum Seitenaufbau)

• Aufruf: https://nubes.bbaw.de 

• Anmeldeoption:  BBAW

• Nutzername/externes Kennwort (das selbe, wie für https://postamt.bbaw.de )

• Verfügbarer Speicherplatz: 10 GB

Die Bedienungsanleitung (Manual) zur TUBCloud liegt in jedem Dateienverzeichnis. Über die TUBCloud können Sie Daten mit Kolleg/innen und mit Externen teilen.

Neben den Speicherfunktionen erlaubt die TUBCloud die Einrichtung von Kalender sowie die Nutzung von Videokonferenzen und (Gruppen-)Chats.

• Download der Synchronisationssoftware möglich unter:
  https://nubes.bbaw.de/settings/user/sync-clients  
• Dokumentation: https://docs.nextcloud.com/server/18/user_manual 

DFNconf

• Nutzung über Webbrowser, Telefon, app (Dienst kann aufgrund erhöhter Benutzung teilweise nicht verfügbar sein). Empfohlen wird die Nutzung ausserhalb der Kernnutzungszeitenzwischen 10:00 und 11:00 sowie 13:00-15:00. Legen Sie Ihre Meetings am besten ausserhalb dieser Zeiten.
• Grundlegende Informationen: https://www.conf.dfn.de 
• Anmeldung über die Auswahl der Institution (Berlin-Brandenburgische Akademie der Wissenschaften): https://my.conf.dfn.de/  
• Nutzername/externes Kennwort (das selbe, wie für postamt.bbaw.de)
• Nach erfolgreichem Einloggen kann ein neuer Meeting-Raum eingerichtet werden oder ein bestehender weiter genutzt werden. Es muss ein Name und ein PIN für den Raum vergeben werden.
• Eine Anleitung, wie dieser Meeting-Raum betreten werden kann, wird automatisch generiert und kann an die Einzuladenden verschickt werden.

Sicherheitshinweise zum mobilen Arbeiten

Die folgenden Hinweise wurden entnommen aus den "Empfehlungen zum sicheren mobilen Arbeiten im Home-Office" des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik:

• Ich muss nur kurz...
  • Geben Sie mobile Geräte unterwegs nicht aus der Hand. Lassen sie mobile Geräte nicht unbeobachtet liegen, auch nicht nur kurzzeitig.
• Ich hatte es doch noch eben...
  • Wenn Sie ein mobiles Gerät verlieren oder es Ihnen gestohlen wird, melden Sie dies unverzüglich auch dem IT-Support.
  • Notieren Sie sich für alle Fälle die Kontaktdaten des IT-Supports (it@bbaw.de), z.B. am Kühlschrank.
• Pausen sind wichtig...
  • Mobile Geräte sind bei Nichtnutzung zu sperren (PIN/Bildschirmsperre) oder auszuschalten.
  • Katzenvideos sind süß, belasten aber die Datenleitung unnötig; verwenden Sie bittenur datensparsame Anwendungen auf den mobilen Geräten.
• Ich brauche das ganz, ganz schnell...
  • Nutzen Sie nur dienstliche Mail-Accounts für dienstliche Angelegenheiten oder dienstlichen Informationsaustausch.
  • Laden Sie dienstliche Dateien bei Cloud-Bedarf ausschließlich in dienstlich freigegebenen Cloud-Speicher - https://nubes.bbaw.de .
• Eine tolle App, und was die alles kann...
  • Kameras, Mikrofone und weitere Sensoren in mobilen Geräten können unbemerkt durch Software aktiviert werden. Wenn möglich, erlauben Sie den Zugriff nur auf zwingend notwendige Schnittstellen/Sensoren (Rechtevergabe der Apps).
  • Schalten Sie Standortinformationen (GPS) sowie weitere drahtlose Schnittstellen (Bluetooth/WLAN) bei Nichtnutzung ab, um die Erstellung von Bewegungsprofilen zu erschweren; es spart zusätzlich Strom.
• Dünne Wände und offene Fenster: Meine Nachbarn wissen alles...
  • Bei Telefonaten mit sensiblem Inhalt ist der Ort so auszuwählen, dass Unbefugte das Gespräch nicht mithören können.
  • Achten Sie grundsätzlich darauf, die Übermittlung sensibler Informationen auf ein Mindestmaß zu beschränken.
  • Führen Sie Gespräche mit vertraulichen dienstlichen Inhalten nur mit mobilen Geräten, die eine verschlüsselte Kommunikation ermöglichen, es sei denn, es besteht eine zwingende dienstliche Notwendigkeit, anders zu handeln.
  • Stellen Sie den Bildschirm bzw. das Notebook so auf, dass nur Sie die Inhalte auf dem Bildschirm lesen können.
  • Benutzen Sie unterwegs Sichtschutzfolien für Bildschirme. Auch im Home-Office sollte bei der Bearbeitung sensibler Daten der Einsatz erwogen werden.
• Der Akku ist schon wieder leer...
  • Laden Sie Ihre dienstlichen mobilen Geräte nur mittels mitgelieferter Netzteile auf.
  • Meiden Sie unterwegs unbedingt öffentlich zugängliche USB-Auflademöglichkeiten (Ladeterminals).
• Feierabend...
  • Bewahren Sie Ihre dienstlichen mobilen Geräte, Akten und Datenträger an einem sicheren Ort auf; das kann schon eine verschließbare Schublade sein.